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办公用品发放的一些技巧

办公用品发放的一些技巧

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  • 发布时间:2022-02-15 17:20
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【概要描述】分发办公用品是秘书经常做的例行工作。分发办公用品时,秘书应保证供应,防止浪费。办公设备和耗材发货时,秘书应实时办理租赁手续,并记录发放了哪些物品,发放给了谁,哪些物品还存放在仓库。1. 常见办公用品介绍。办公室里常见的办公用品主要有五种:

办公用品发放的一些技巧

【概要描述】分发办公用品是秘书经常做的例行工作。分发办公用品时,秘书应保证供应,防止浪费。办公设备和耗材发货时,秘书应实时办理租赁手续,并记录发放了哪些物品,发放给了谁,哪些物品还存放在仓库。1. 常见办公用品介绍。办公室里常见的办公用品主要有五种:

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  分发办公用品是秘书经常做的例行工作。分发办公用品时,秘书应保证供应,防止浪费。办公设备和耗材发货时,秘书应实时办理租赁手续,并记录发放了哪些物品,发放给了谁,哪些物品还存放在仓库。

  1. 常见办公用品介绍。办公室里常见的办公用品主要有五种:

      (1)薄纸。纸质用品主要包括:A4、B5等各类办公复印纸、带有单位标题的信纸、普通白纸、复写纸、便条纸、消息说明、标签纸、牛皮纸、特种复写纸、大、中、小和开窗信封、笔记本、速记本、专用卷(如现金收据)等。

      (2)钢笔尺。尺子用品主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、彩笔、白板笔、橡皮、尺子、修正液等。

      (3)绑定。装订用品主要包括别针、回形针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、钉钉器等。

      (4)归档用品。主要有各种文件夹、档案袋、收文日期戳等。

      (5)办公设备专用耗材。包括打印机色带、墨盒等。使用复印机墨盒等。电脑磁盘、磁盘盒等。


办公用品


  其中一些办公用品应该完全供应,如铅笔、圆珠笔和复印纸。一些有保质期的产品不宜大量购买,如打印机墨盒。秘书要明确办公用品耗材的范围、分类和管理方法。

  2. 办公用品领用申请表,应包括领用部门、领用申请物品的名称和数量、领用人签名、主管、发放人签名、日期和备注等。

  秘书发放办公用品的工作程序主要包括三个部分:

      (1)查看物品收集申请表。无论是谁接收办公用品,都要填写收货申请表,一定要填写收货人的姓名和数量。申请表必须由部领导签字,秘书必须核对。此外,收件人和发件人都应签名以备将来参考。

      (2)发放物品。办公用品按照领取物品申请表上注明的名称和数量发放。发放物品的名称、数量必须与申请表一致,不得随意增减。

      (3)更新库存记录并记录清单。货物发出后,秘书必须及时更新库存记录,并记下新的余数,以便及时掌握货物的供应状况。

  此外,秘书应保留一份清单,列出分配了哪些办公用品以及分配给谁。记录清单包括领取人的时间、姓名、数量和姓名,发放时应要求领取人签字。这样,即使过了一两个月甚至更久,你也能清楚地知道谁拿了什么,什么时候可能会用完。

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