办公用品发放的一些技巧
发布时间：
2022-02-15
分发办公用品是秘书经常做的例行工作。分发办公用品时，秘书应保证供应，防止浪费。办公设备和耗材发货时，秘书应实时办理租赁手续，并记录发放了哪些物品，发放给了谁，哪些物品还存放在仓库。
1. 常见办公用品介绍。办公室里常见的办公用品主要有五种：
（1）薄纸。纸质用品主要包括：A4、B5等各类办公复印纸、带有单位标题的信纸、普通白纸、复写纸、便条纸、消息说明、标签纸、牛皮纸、特种复写纸、大、中、小和开窗信封、笔记本、速记本、专用卷（如现金收据）等。
（2）钢笔尺。尺子用品主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、彩笔、白板笔、橡皮、尺子、修正液等。
（3）绑定。装订用品主要包括别针、回形针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、钉钉器等。
（4）归档用品。主要有各种文件夹、档案袋、收文日期戳等。
（5）办公设备专用耗材。包括打印机色带、墨盒等。使用复印机墨盒等。电脑磁盘、磁盘盒等。
其中一些办公用品应该完全供应，如铅笔、圆珠笔和复印纸。一些有保质期的产品不宜大量购买，如打印机墨盒。秘书要明确办公用品耗材的范围、分类和管理方法。
2. 办公用品领用申请表，应包括领用部门、领用申请物品的名称和数量、领用人签名、主管、发放人签名、日期和备注等。
秘书发放办公用品的工作程序主要包括三个部分：
（1）查看物品收集申请表。无论是谁接收办公用品，都要填写收货申请表，一定要填写收货人的姓名和数量。申请表必须由部领导签字，秘书必须核对。此外，收件人和发件人都应签名以备将来参考。
（2）发放物品。办公用品按照领取物品申请表上注明的名称和数量发放。发放物品的名称、数量必须与申请表一致，不得随意增减。
（3）更新库存记录并记录清单。货物发出后，秘书必须及时更新库存记录，并记下新的余数，以便及时掌握货物的供应状况。
此外，秘书应保留一份清单，列出分配了哪些办公用品以及分配给谁。记录清单包括领取人的时间、姓名、数量和姓名，发放时应要求领取人签字。这样，即使过了一两个月甚至更久，你也能清楚地知道谁拿了什么，什么时候可能会用完。
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