办公用品管理制度介绍
发布时间：
2022-05-19
办公用品是指人们在日常工作中使用的辅助用品，主要用于企业。它涵盖了广泛的类型，包括文件和档案用品，桌面用品，办公设备，财务用品，消耗品和一系列与工作有关的用品。办公用品是企业工作过程中的必需品和常用耗材，但采购价格相对于大型设备的采购来说微不足道。因此，许多企业对办公用品的采购不够重视，缺乏管理。导致办公用品采购存在很大的成本漏洞，增加了企业经营的负担。因此，为了加强办公用品的管理，规范办公用品的接收、发放、使用乃至维护，有必要制定一套办公用品管理系统。
办公用品管理系统是对企业非固定资产办公用品进行计划、采购、发放和保管的系统。其目的是规范办公用品的管理和使用流程，减少办公用品的铺张浪费，节约公司运营成本，提高公司办公效率。
办公用品种类繁多，涵盖面广。办公用品系统的主体一般是公司的前台或人事部门。这项工作既复杂又细致。办公用品管理系统，如何规范化、制度化、合理化，明确控制成本，提高工作效率？
首先，专家建议办公用品采购申请表由申请人先填写。然后由部门负责人审批，再提交办公厅审核。其中，如果购买的办公用品属于固定资产，那么建议多一层审批，比如副总经理审批。接下来由办公厅工作人员每月汇总一次，然后根据办公用品采购申请表申请采购。
其次，验收收货环节。采购的物资到货后，采购人员首先要按照公司的相关采购制度，交由相关责任人验收入库。部门根据要求需要领取，领取时相关人员可以登记户口。
还有就是办公用的维修保养。比如办公用品不能正常使用时，当事人首先要向综合办公室报修。如果处理不了，需要送出去维修，需要填写办公用品采购申请表，由部门负责人审批，办公厅审核。如果是公司固定资产，则提交分管副总经理审批。然后，综合办公室负责联系“指定维修单位”维修办公设备。如果在此过程中发生维护费用，综合办公室将负责报销相关维护费用。
办公用品管理系统包括申请、审批、采购、领料和库存等，可能只占企业运营费用的一小部分，不会增加任何成本。但如果办公用品管理存在漏洞，其他环节也会受到影响。
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